Kenali Jenis Arsip yang Penting untuk Diketahui

Bagi orang-orang yang berkecimpung di dunia manajemen dan administrasi, Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan yang namanya arsip. Namun, belum banyak orang yang benar-benar mengerti apa yang dimaksud dengan arsip.

Jika merujuk pada definisi dari lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), arsip adalah rekaman peristiwa atau kegiatan dalam berbagai media dan bentuk yang disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Sehingga, perlu diketahui bahwa saat ini arsip tidak hanya berbentuk kertas, melainkan terdapat juga jenis-jenis arsip lain. Cari tahu ulasan selengkapnya di bawah ini!

Jenis Arsip Berdasarkan Bentuknya

Jenis arsip yang pertama akan dibedakan berdasarkan bentuknya karena pada awalnya, arsip disimpan dan dicetak dalam bentuk lembaran. Seiring perkembangan zaman, muncul berbagai media baru, sehingga arsip dapat dibedakan menjadi bentuk lembaran dan non-lembaran.

1. Lembaran

Arsip dalam bentuk lembaran bisa berisi berbagai macam surat dan dokumentasi penting, seperti misalnya surat-surat, akta notaris, sertifikat tanah, SK pendirian bangunan, surat kontrak, kuitansi, foto-foto, dan masih banyak lagi. Arsip dalam bentuk ini biasanya masih disimpan secara manual dan memerlukan lemari besi atau lemari arsip sebagai tempat penyimpanan.

2. Non-lembaran

Sedangkan, jenis arsip dalam bentuk non-lembaran biasanya terkait dengan arsip yang menggunakan bantuan teknologi digital untuk menyimpan atau melihatnya, seperti disket komputer, hard disk, video kaset, flashdisk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain sebagainya.

Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

Selain dibedakan berdasarkan bentuknya, jenis arsip juga bisa dibedakan berdasarkan fungsi dari arsip tersebut. Secara sederhana, arsip dapat dibagi ke dalam dua fungsi, yaitu dinamis dan statis. Penjelasannya seperti berikut ini.

1. Arsip dinamis: aktif, semi aktif, inaktif

• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus untuk berbagai keperluan.
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan, tapi terkadang masih diperlukan.
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang sangat jarang digunakan dan biasanya hanya berguna sebagai pemberi keterangan atau referensi.

2. Arsip statis

Arsip statis merupakan jenis arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan, maupun keperluan administrasi.

Jenis Arsip Berdasarkan Kegunaan

Bergeser dari perbedaan fungsi, jenis-jenis arsip juga bisa dibedakan berdasarkan kegunaan atau isi yang disimpan di dalamnya. Penjelasan lengkapnya adalah sebagai berikut.

1. Arsip keuangan

Arsip keuangan biasanya berupa dokumentasi aktivitas transaksi atau keuangan di dalam sebuah perusahaan atau lembaga, seperti kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.

2. Arsip hukum

Arsip hukum berisi dokumentasi dan riwayat hukum suatu lembaga atau perusahaan, yang meliputi surat kuasa, surat perjanjian, keputusan pengadilan dan masih banyak lagi.

3. Arsip administrasi

Arsip administrasi biasanya berisi dokumentasi soal berbagai ketentuan dalam melakukan kegiatan, seperti misalnya surat keputusan, ketentuan-ketentuan organisasi, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

4. Arsip historis/sejarah

Arsip historis biasanya berisi dokumentasi sejarah kegiatan lembaga/perusahaan sejak awal berdiri hingga saat ini. Bentuknya bisa berupa laporan tahunan, notulen rapat, dokumentasi foto dan peristiwa, dan lain sebagainya.

5. Arsip ilmiah

Arsip ilmiah biasanya berisi dokumentasi yang dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. Bentuknya bisa berupa karya ilmiah para ahli, laporan hasil penelitian ilmiah, dan masih banyak lagi.

Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

Lebih lanjut lagi, jenis-jenis arsip dapat dibedakan berdasarkan keasliannya yang terdiri dari tiga tipe, yaitu salinan, tembusan, dan asli. Penjelasan lengkapnya adalah seperti berikut ini.

1. Arsip Salinan

Arsip salinan berisi dokumen yang proses pembuatannya tidak bersamaan dengan pembuatan dokumen asli, namun di dalamnya masih memiliki kesesuaian dengan dokumen otentiknya.

2. Arsip Tembusan

Arsip tembusan berisi dokumen yang dikirimkan ke pihak kedua atau ketiga, namun isinya tetap sama seperti dokumen asli yang diterima oleh penerima pertama.

3. Arsip Asli

Arsip asli berisi dokumen yang diketik, dicetak, maupun ditandatangani pertama kali. Jenis arsip ini merupakan dokumen utama yang perlu disimpan dengan aman di lemari besi maupun lemari arsip yang kuat.

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip yang ada, Anda pun kini mengerti bahwa berbagai jenis arsip tersebut mengandung informasi yang penting dan sensitif bagi perusahaan. Oleh karena itu, arsip perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman dari berbagai ancaman. Agar terhindar dari risiko kerusakan, Anda bisa menyimpannya di lemari besi maupun lemari arsip.

Untuk mendapatkan tempat penyimpanan arsip tersebut, Anda bisa membelinya di PT Alba Unggul Metal. Dengan lemari arsip yang diproduksi PT Alba Unggul Metal menggunakan metal sheet, dokumen Anda akan lebih awet dan terhindar dari berbagai risiko kerusakan. Silakan kunjungi halaman produk untuk informasi lebih lanjut!